Você por acaso já ficou estressado por ter tanta coisa para fazer que não sabia nem por onde começar?
Se sentir sobrecarregado é algo comum hoje em dia, mas é possível vencer o estresse e ao mesmo tempo fazer o seu dia render muito mais.
Aqui é o André do Você Top e nesse vídeo você verá como priorizar melhor suas tarefas e ser mais produtivo em sua vida utilizando a Matriz de Eisenhower.
Esse nome se dá em referência ao ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower, que disse:
“Eu tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes e os importantes nunca são urgentes”
Eisenhower foi um homem altamente produtivo, e além de ter tido 2 mandatos como presidente norte-americano, ainda foi general do exército, atuando como Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial, foi o primeiro Comandante Supremo da OTAN, reitor da prestigiada Universidade de Columbia, e ainda tinha como hobbies o golfe e a pintura a óleo.
Para gerenciar melhor seu tempo e dar conta de uma agenda tão cheia, Eisenhower desenvolveu um sistema que o ajudou a classificar suas atividades e demandas de acordo com sua importância, além de identificar os processos que deveria seguir para concluir o que era realmente importante.
Esse sistea também o ajudou a determinar quais de suas tarefas não tão importantes ele poderia delegar a outras pessoas ou até mesmo deixar de fazer, eliminando-as totalmente.
Quem não se preocupa em gerenciar melhor o seu tempo corre o risco de trabalhar a maior parte do dia em tarefas urgentes, mas que não são importantes.
As tarefas importantes que não são urgentes acabam sendo negligenciadas, e se você as adiar por muito tempo, geralmente elas também se tornam urgentes.
Mas nessa situação talvez seja tarde demais, comprometendo a execução e o resultado dessas tarefas importantes.
E pior é que isso acaba se tornando um ciclo vicioso.
Uma solução para esse problema é a chamada Matriz de Eisenhower, que é um método fácil de ser implementado por qualquer pessoa e contribui muito para definir suas prioridades e aumentar sua produtividade.
Antes de preencher os quadrantes da Matriz de Eisenhower, vamos às definições do que seria uma tarefa importante e uma tarefa urgente, para que as coisas fiquem ainda mais claras.
A tarefa importante é aquela que contribui diretamente para seus objetivos de curto ou longo prazo.
Elas são absolutamente essenciais para o seu trabalho ou algum outro aspecto de sua vida, e por isso devem ser priorizadas.
Elas podem até não receber uma ação imediata por algum motivo, mas se esse for o caso deve ter algum bom motivo para isso e também deve existir um planejamento de quando essas tarefas serão realizadas.
O fato de não ter uma ação imediata em alguns casos pode parecer que não há problema em ignorá-la completamente, mas isso seria um erro grave que resultaria em resultados muito ruins.
A tarefa urgente é aquela que deve ser executada o mais breve possível.
Esse tipo de tarefa geralmente é uma demanda de outras pessoas, e deve-se tomar cuidado com esse tipo de tarefa porque muitas vezes ela sobrepõe uma tarefa importante sem que isso seja uma necessidade.
Como normalmente são coisas menores e mais fáceis de finalizar, é bem fácil fazer várias pequenas coisas urgentes e se sentir produtivo.
Mas esse comportamento pode gerar uma falta de ação absoluta em suas tarefas realmente importantes, e isso não é nem de longe o que você deseja.
Feitas essas definições iniciais, vamos agora a Matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em uma das 4 categorias a seguir:
– Importante e urgente, que são tarefas que você deve fazer imediatamente, como por exemplo terminar uma apresentação para uma reunião importante que está próxima.
– Importante, mas não urgente, que são tarefas que você deve fazer mas que o prazo de entrega está longe ou não há data de conclusão bem delimitada.
Um exemplo seria se aprofundar no tema de sua tese de mestrado.
É importante dizer que as tarefas nessa categoria não devem ser negligenciadas, o ideal é que você agende datas e horários para trabalhar nessas atividades.
– Urgente, mas não importante, que são tarefas que o impedem de se focar nas coisas que realmente importam para você.
Um exemplo seriam tarefas que outras pessoas trazem para você mas que você realmente não precisa fazer.
Em muitos casos, é importante aprender a dizer não e encorajar as pessoas a depender menos de você.
Em outras ocasiões talvez seja possível delegar tarefas desse tipo.
– Não importante e não urgente.
Essas tarefas devem ser evitadas e se possível eliminadas.
Elas não o levarão até onde você quer chegar, são no máximo uma distração, como assitir televisão ou checar o feed das redes sociais sem nenhum objetivo específico.
Como disse Tim Ferris “Estar ocupado é uma forma de preguiça – pensamento preguiçoso e ação indiscriminada”.
Esses 4 quadrantes formam a chamada Matriz de Eisenhower.
Para usá-la, você deve listar as suas tarefas e distribuí-las em cada uma das 4 categorias.
Numa situação ideal, você deveria executar as tarefas na mesma ordem em que os quadrantes foram apresentados anteriormente.
Porém, o cérebro humano sente mais necessidade de trabalhar nas tarefas urgentes, mas não importantes, do que nas tarefas importantes, mas não urgentes.
Ao adotar a Matriz de Eisenhower, você usará critérios objetivos para suas tarefas e saberá quais delas deve priorizar, gerenciando melhor seu tempo e sendo mais produtivo.
Além disso, pelo fato de ter suas tarefas organizadas nos 4 quadrantes, você ficará menos ansioso, e poderá focar na execução, não perdendo seu precioso tempo se lamentando que não tem tempo para fazer tudo que precisa.
Como regra de bolso, você pode seguir essa recomendação:
– Tarefa importante e urgente – faça
– Tarefa importante, mas não urgente – agende quando fará
– Urgente, mas não importante – delegue ou faça após terminar as tarefas dos quadrantes anteriores
– Não importante e não urgente – evite ou elimine
Lembre-se, só porque algo parece exigir uma resposta rápida, não significa que você necessariamente deve agir, e só porque algo está acontecendo de forma mais lenta e não parece urgente, não significa que você deve ignorá-lo.
Aprenda a equilibrar o que é verdadeiramente importante e urgente que você será muito mais produtivo.
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Um abraço e até a próxima!
